Formulaire I-9 et E-Verify: la vérification aux États-Unis

Le premier jour de n'importe quel emploi légal aux États-Unis, avant toute autre chose ou presque, vous remplirez le formulaire I-9. De nombreux employeurs vérifieront ensuite vos informations dans un système gouvernemental appelé E-Verify. Ni l'un ni l'autre ne constitue un piège, il s'agit de procédures de routine. Les travailleurs étrangers ont toutefois intérêt à comprendre leur fonctionnement, car une erreur dans ce processus peut retarder la prise d'un poste qui a demandé des mois d'efforts à obtenir.

Formulaire I-9: le document obligatoire dès le premier jour

La loi fédérale exige que chaque employeur américain vérifie l'identité et l'autorisation de travail de chaque nouvel employé, y compris les citoyens américains, à l'aide du formulaire I-9. Vous devez remplir votre section au plus tard le jour de votre prise de fonction. L'employeur doit examiner vos documents et remplir sa propre section dans les trois jours ouvrables suivant votre date de prise de poste.

Quels documents présenter ?

Le formulaire propose des listes de documents acceptables. Élément essentiel: c'est vous qui choisissez les documents valides à présenter à partir de ces listes, l'employeur ne peut pas en exiger de spécifiques. De manière générale:

• Liste A (identité et autorisation de travail combinées): pour les travailleurs étrangers, il s'agit généralement d'un passeport étranger valide accompagné du formulaire I-94 indiquant votre statut autorisant à travailler, d'une carte d'autorisation d'emploi (EAD) ou d'une Green Card (carte de résident permanent).
• Liste B plus Liste C (identité et autorisation de travail séparées): par exemple, un permis de conduire délivré par un État américain combiné à une carte de sécurité sociale sans restriction. Cette combinaison est plus courante chez les citoyens et les résidents permanents.

Un employeur qui exige des documents supplémentaires au-delà de ce que prévoient les règles, ou qui refuse des documents valides au motif que vous êtes étranger, peut se rendre coupable d'abus documentaire. Il s'agit d'une discrimination illégale que vous pouvez signaler à la section des droits des immigrés et des employés (IER) du ministère de la Justice.

E-Verify: la vérification en ligne

E-Verify est un système informatique fédéral qui compare les informations de votre formulaire I-9 avec les données de l'Administration de la sécurité sociale (SSA) et du ministère de la Sécurité intérieure (DHS). Il est obligatoire pour les prestataires de l'État fédéral et requis par la loi dans plusieurs États. De nombreuses grandes entreprises l'utilisent également de manière volontaire; vous devez donc vous attendre à y être confronté. La vérification confirme généralement l'autorisation d'emploi en quelques secondes.

Que faire en cas d'incohérence (TNC) ?

Il arrive que le système renvoie une non-confirmation temporaire (Tentative Nonconfirmation ou TNC). Elle est souvent due à une divergence dans la graphie de votre nom après un mariage, à des variations de translittération ou à un changement récent de statut qui ne figure pas encore dans les bases de données. Connaissez vos droits:

• L'employeur doit vous remettre une notification écrite. Il ne peut pas vous licencier, vous suspendre ni retarder le paiement de votre salaire pendant que vous contestez ce résultat.
• Vous choisissez de contester ou non. Si vous le faites, vous disposez généralement d'environ dix jours ouvrables fédéraux pour contacter la SSA ou le DHS afin de corriger votre dossier.
• Seule une non-confirmation définitive permet à l'employeur de mettre fin à votre contrat de travail.

La prévention est simple: veillez à ce que votre nom soit écrit de façon strictement identique sur votre passeport, votre visa, votre dossier de sécurité sociale et vos documents d'embauche, et mettez à jour votre dossier auprès de la SSA après tout changement de statut (consultez notre guide sur les démarches liées au numéro de sécurité sociale pour les nouveaux travailleurs étrangers).

Révérification à l'expiration de vos documents

Si votre autorisation de travail a une date de fin (par exemple, la fin de validité d'une carte EAD ou d'un séjour sous visa H-2B), l'employeur doit effectuer une nouvelle vérification avant cette date, en remplissant une nouvelle section B du formulaire I-9. Deux points méritent d'être soulignés: l'employeur ne peut pas exiger un document de renouvellement spécifique (là encore, le choix vous appartient parmi les listes autorisées) et, dans plusieurs catégories, le dépôt d'une demande de renouvellement dans les délais prolonge automatiquement l'autorisation de travail pendant une certaine période, même si la nouvelle carte est en attente. Il s'agit d'une règle que certains services des ressources humaines ne connaissent pas. Si une procédure de renouvellement est en cours, fournissez rapidement votre reçu de confirmation aux RH. S'ils hésitent, orientez-les vers les directives relatives à la prolongation automatique sur les pages « I-9 Central » du USCIS, plutôt que de perdre des journées de travail à cause d'un simple malentendu. Notez que les documents d'identité qui arrivent simplement à expiration, comme un permis de conduire figurant dans la liste B, ne déclenchent pas de nouvelle vérification; seule l'autorisation de travail est concernée.

Ce que ce système implique au quotidien

• Les employeurs qui évitent totalement le formulaire I-9 et vous paient en espèces vous exposent à des risques au lieu de vous protéger: absence de fiches de paie, pas de couverture en cas d'accident du travail et aucune preuve d'emploi pour vos futures démarches d'immigration.
• N'achetez et n'empruntez jamais de documents pour passer la vérification; la fraude documentaire peut vous interdire définitivement l'accès aux futurs visas et à la Green Card.
• Conservez une copie de chaque document que vous signez le premier jour.
• Un recrutement légitime va de pair avec une vérification en règle. Un employeur qui propose un véritable parrainage de visa appliquera une procédure I-9 rigoureuse, et aucun employeur sérieux ne fait payer les travailleurs pour une offre d'emploi.

Ces informations sont fournies à titre indicatif et ne constituent pas des conseils juridiques. Les directives officielles sont disponibles sur uscis.gov (pages I-9 Central et E-Verify) et sur justice.gov pour les plaintes relatives aux discriminations.

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