Numéro de sécurité sociale US : démarche pour travailleurs étrangers

Le numéro de sécurité sociale américain (SSN) comporte neuf chiffres qui vous ouvrent les portes de la vie professionnelle aux États-Unis : paie, impôts, crédit, ainsi que l'accès aux services bancaires et aux abonnements téléphoniques. Tout travailleur étranger autorisé à travailler en a besoin, et l'obtenir rapidement facilite toutes vos démarches ultérieures.

Ce qu'est le SSN et ce qu'il n'est pas

Le SSN est délivré par la Social Security Administration (SSA) pour suivre vos revenus et vos prestations. Avec le temps, il est devenu une pièce d'identité nationale de fait pour les affaires financières. Ce n'est pas un permis de travail - votre visa ou votre document d'autorisation d'emploi est ce qui vous autorise à travailler - et il n'expire jamais, même si votre visa expire. Vous recevez un seul SSN pour toute votre vie ; si vous avez travaillé aux États-Unis il y a quelques années, vous possédez déjà le vôtre.

Qui peut l'obtenir ?

Toute personne autorisée à travailler aux États-Unis, y compris les travailleurs sous visa H-2A, H-2B, H-1B, L-1, J-1 et les immigrants bénéficiant d'un visa basé sur l'emploi. Les personnes à charge sans autorisation de travail ne peuvent généralement pas obtenir de SSN et utilisent un ITIN à des fins fiscales si nécessaire.

Deux façons de faire la demande

1. En même temps que votre demande de visa

Pour de nombreuses catégories de visas de travail, vous pouvez demander un SSN directement sur les formulaires de demande de visa. La carte vous sera envoyée par courrier à votre adresse aux États-Unis après votre arrivée, souvent dans un délai de quelques semaines. Si cette option vous est proposée lors de vos démarches, choisissez-la : elle vous évitera un déplacement dans un bureau.

2. Dans un bureau de la sécurité sociale après votre arrivée

Attendez quelques jours après votre entrée sur le territoire (il est généralement conseillé d'attendre environ 10 jours) pour que vos données d'arrivée soient transmises aux systèmes de la SSA, puis rendez-vous dans un bureau avec :

• Votre passeport avec le visa
• Votre registre d'arrivée I-94 (imprimable depuis le site web de la CBP)
• Une preuve d'autorisation de travail selon votre catégorie, comme une notification d'approbation I-797 ou une carte EAD
• Le formulaire de demande SS-5 dûment rempli (téléchargeable gratuitement)

La demande elle-même est entièrement gratuite. Toute personne qui vous demande de l'argent pour "organiser" l'obtention d'un SSN est un escroc. La carte arrive généralement par courrier sous deux à quatre semaines ; vous pouvez habituellement obtenir la confirmation de votre numéro plus tôt si un employeur en a besoin.

Pouvez-vous commencer à travailler avant de recevoir la carte ?

Oui. Les directives fédérales autorisent les employeurs à vous embaucher et à vous payer pendant que votre SSN est en cours de traitement ; vous fournirez le numéro dès sa réception. Certains services de paie l'ignorent : si le sujet est abordé, orientez-les vers les directives destinées aux employeurs de la SSA et de l'IRS. Ce que vous ne devez surtout pas faire, c'est inventer un numéro ou utiliser celui d'une autre personne, ce qui entraînerait de graves poursuites judiciaires.

Ce qu'il advient de votre numéro tout au long de votre vie professionnelle

Chaque fiche de paie déclarée sous votre SSN alimente un registre de revenus auprès de la SSA. Ce registre est plus important que ne le pensent de nombreux travailleurs temporaires : certains pays ont conclu des accords de totalisation avec les États-Unis qui permettent de comptabiliser les périodes de cotisation pour la retraite dans les deux systèmes. De plus, si vous devenez plus tard résident permanent, vos cotisations antérieures seront prises en compte pour les prestations de sécurité sociale américaine. Vérifiez si votre pays a conclu un tel accord sur le site web de la SSA. Votre SSN permet également à l'IRS d'associer votre formulaire W-2 à votre déclaration de revenus : un numéro correct et utilisé de manière cohérente vous garantit des remboursements d'impôts sans encombre.

Carte perdue ou informations erronées

Le remplacement d'une carte perdue est gratuit via votre compte en ligne my Social Security ou dans un bureau. Vous avez rarement besoin de la carte physique une fois que vous connaissez votre numéro : les employeurs ont besoin du numéro, pas de la carte, même si certains demandent à la voir une fois. Si la carte arrive avec une faute d'orthographe dans votre nom ou une mauvaise mention de statut, retournez rapidement au bureau avec vos documents pour corriger l'erreur avant qu'elle ne se propage dans les registres de paie et de fiscalité.

Protégez votre numéro

• Apprenez-le par cœur et conservez la carte en lieu sûr à la maison, pas dans votre portefeuille.
• Ne le communiquez que lorsque cela est strictement nécessaire : employeurs, banques, formulaires fiscaux, organismes gouvernementaux.
• Les propriétaires et les compagnies de services publics le demandent souvent, mais ils peuvent généralement traiter votre dossier avec d'autres documents ou un dépôt de garantie.
• La SSA et l'IRS ne vous téléphoneront jamais pour vous menacer d'arrestation au sujet de votre SSN : ces appels sont des arnaques qui visent spécifiquement les nouveaux arrivants.

Les divergences de nom causent des problèmes invisibles

Assurez-vous que le nom figurant sur votre demande de SSN correspond exactement à celui de votre passeport. Des dossiers non concordants entre la SSA, le service de paie et les services d'immigration peuvent retarder vos remboursements d'impôts et déclencher des alertes E-Verify lors de l'embauche. Consultez notre guide relatif au formulaire I-9 et à E-Verify. Si votre nom change, mettez rapidement à jour vos informations auprès de la SSA.

Ces informations sont données à titre indicatif et ne constituent pas un conseil juridique. Les procédures varient légèrement selon la catégorie de visa et peuvent modifier ; les sources officielles sont ssa.gov et uscis.gov. Notre vue d'ensemble sur les visas de travail pour les États-Unis expliqués vous montre comment s'inscrit l'étape du SSN dans votre parcours global.

Bien avant l'étape du SSN, votre parcours commence par un employeur qui souhaite vous recruter. Concrétisez cela au plus vite : créez votre profil gratuit sur Workmerica, c'est gratuit, sans carte de crédit, et les employeurs américains vous contacteront directement.